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El servicio de recepción de clientes, clave para causar la primera buena impresión
published on 06/10/2022
Probablemente hayas escuchado que sólo bastan 7 segundos para que una persona se forme una primera impresión y que “no hay una segunda oportunidad para causar una primera buena impresión”, según afirma el célebre escritor Oscar Wilde. Hoy en día las empresas han comprobado que este dicho también tiene una aplicación empresarial y que la primera impresión se transmite desde la recepción. El trabajo del personal de recepción contribuye de manera significativa a la imagen corporativa de la empresa.
Toda acción es generadora de información: el desorden, una actitud insegura en el servicio o la falta de profesionalidad en el desarrollo de las tareas, tiene un efecto negativo sobre el conjunto de la compañía. De lo contrario, el personal uniformado o con ropa personal adecuada, el trato cordial y amable, el espíritu y la calidad del servicio y el óptimo estado de la recepción, son algunas de las variables que intervienen a la hora de proyectar una imagen positiva de la empresa.
Sin embargo, el empresario se encuentra con la problemática de no disponer de tiempo ni recursos suficientes para controlarlo de manera profesional, bien por no ser la actividad principal o por no tener el tiempo y los conocimientos que esta actividad tan especifica requiere.
Es vital para cualquier empresa hoy en día, prestar especial atención a la calidad de su servicio de bienvenida o acogida, ya que, en esa primera interacción, el cliente puede percibir el tipo de la relación que tendrá con la empresa. Al acceder en las oficinas, se hará una idea preconcebida difícil de cambiar. Por este motivo, son cada vez más numerosas las empresas que deciden externalizar la recepción a un proveedor especializado para mostrar la mejor versión del negocio desde la primera toma de contacto.
Las claves de un servicio de recepción de excelencia
1. El saludo y la sonrisa como carta de presentación
Un saludo cordial y amable nunca debe faltar cuando alguien entra por la puerta de un negocio. Es importante que la persona que atiende se presente, para allanar el camino hacia la confianza, le dé la bienvenida y pregunte en qué puede ayudarle.
Cuando nos dirigimos a alguien, no solo importa lo que decimos sino también lo que transmitimos con nuestro lenguaje no verbal. Durante estas interacciones, el cuerpo debe estar relajado, manteniendo el contacto visual y evitando cruzar los brazos ya que denota una actitud de bloqueo. Asimismo, el equipo de recepción ha de mostrar una sonrisa permanente. Es un gesto universal, amistoso, empático, agradable… Supera todas las barreras del lenguaje por lo que cualquier persona lo entiende y lo valora.
2. La imagen personal en la recepción
La presencia de los empleados en la recepción es fundamental, cualquier sea el negocio, hay que definir una imagen que corresponda a la cultura de la empresa. Seleccionar cuidadosamente los uniformes y asegurarse de que los recepcionistas tengan una imagen impecable es esencial. Si no es necesaria la uniformidad, conviene determinar de manera muy clara la vestimenta permitida.
3. La importancia de la formación para reforzar la cultura de servicio del cliente
En el primer contacto con el cliente, se puede derribar toda la buena imagen proyectada previamente, si no se tiene una verdadera cultura de servicio. El éxito verdadero lo determina la persona tras el teléfono y la recepción. Un trato al cliente profesional, tanto externo como interno, se refleja en la buena disposición de este tipo de personal, pero también en la formación que recibe: técnicas de excelencia en la atención telefónica, calidad de atención al cliente, manejo y distribución de correspondencia, imagen de la recepción, etc.
4. La continuidad del servicio durante las ausencias de titulares
De forma reiterada en numerosas empresas, los recepcionistas son sustituidos por empleados de distintos departamentos, sin previo aviso ni formación, o por personal de ETT, llegando incluso a desconocer el puesto por completo. Pero eso los proveedores especializados garantizan tener siempre una persona ya formada en el puesto, y con un alto dominio de las tareas. De este modo, se mantienen los estándares de calidad y se ahorra un tiempo valioso en repetidas formaciones.
5. El valor de cuidar el orden y la limpieza en la recepción
El área de la recepción en una empresa es un lugar de suma importancia para la difusión de su imagen corporativa y para la comodidad y funcionalidad de los empleados que trabajan en ella, así como es también un espacio para atender al visitante. La recepción es lugar de paso y de espera transitoria, por este motivo dichos profesionales deben de mantenerlo ordenado y limpio para transmitir una imagen profesional.
Está demostrado que los primeros segundos son los que determinan esa primera impresión por parte del cliente y la atención que reciban a continuación definirá la imagen que tienen de ti y de tu empresa.
En Armonia sabemos que contar con un servicio de recepción de calidad es una ventaja competitiva para el negocio, ya que como se ha podido observar, la profesionalidad de los mismos hace que su actividad sea mucho más efectiva. Esto consigue que la imagen de su negocio que los clientes tienen en mente mejore positivamente. Por ello, proporcionamos la externalización de servicios con los mejores profesionales formados para atender a sus clientes y causar la mejor impresión. Ellos se encargarán de hacerles sentir bienvenidos y que disfruten de la visita a sus oficinas.
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